Společnost Colliers představuje inovativní digitální platformu Reworks, která využívá umělou inteligenci k efektivnímu měření a optimalizaci kancelářských prostor. Nový nástroj reaguje na dlouhodobě nízkou obsazenost pracovišť a nabízí firmám výrazně rychlejší i levnější řešení než tradiční postupy.
Současný realitní trh a pracovní prostředí procházejí hlubokou proměnou, za níž stojí stárnoucí kancelářský fond, rostoucí provozní náklady a přetrvávající změny v pracovních návycích po pandemii. Nízká úroveň obsazenosti kanceláří nutí moderní firmy zásadně přehodnocovat dosavadní strategie svých pracovišť. Důraz se dnes klade na vyšší výkonnost, efektivnější využití metrů čtverečních a schopnost přitáhnout do firem nové talenty. Jako přímou odpověď na tyto výzvy přichází společnost Colliers s digitální platformou Reworks, která slibuje firmám pomoc s optimalizací kanceláří podstatně rychleji a s menšími náklady, než jak tomu bylo u klasických postupů.
Nová éra měření efektivity pracovišť
Podle slov Jany Vlkové, ředitelky oddělení Workplace Advisory a Office Agency ve společnosti Colliers, se firmy v posledních letech velmi často potýkají s otázkami, jak objektivně měřit výkonnost pracovního prostředí, jaké standardy jsou na trhu aktuálně běžné, nebo jak správně aktualizovat pravidla pro design kanceláří. Tyto změny musí odpovídat reálným potřebám zaměstnanců i byznysu a přinášet skutečnou hodnotu. Jana Vlková k tomu dodává: „Podle dat našeho partnera Basking.io se poslední čtyři roky pohybuje průměrná obsazenost kanceláří stále pouze kolem 35 procent. Pro řadu firem tak začíná být neefektivní držet rozsah a podobu kancelářských prostor v nastavení podle předpandemických modelů. Reworks přináší datově podložený způsob, jak výkon kanceláří průběžně vyhodnocovat, jak identifikovat příležitosti ke zlepšení a jak prostor optimalizovat. Díky tomu mohou firmy přijímat rozhodnutí založená na reálném využití kanceláří.“
Jak funguje platforma poháněná umělou inteligencí
Reworks představuje sofistikovanou digitální platformu vytvořenou špičkovými experty na kancelářské prostory, jejíž chod pohání moderní umělá inteligence. Nástroj dokáže měřit reálné využití prostor, slouží ke strategickému plánování, pomáhá s přípravou designových manuálů a standardů užívání a v neposlední řadě zajišťuje vizualizaci budoucího stavu. Klient do systému vkládá konkrétní provozní data, mezi nimiž nechybí statistiky docházky zaměstnanců, míra využívání zasedacích místností či interní pravidla pro vybavení prostor známá jako design guidelines. Na základě těchto vstupů platforma vygeneruje kompletně optimalizovaný návrh, který je doplněn o věrné vizualizace. To manažerům výrazně usnadňuje pochopení chystaných změn ještě předtím, než dojde k jejich samotné realizaci.
„Jádrem celého přístupu je koncept takzvaného right-sizingu, tedy přesného nastavení kancelářského portfolia podle skutečných potřeb organizace. Firmy, které léta platily za prostory z velké části nevyužívané, dostávají do ruky nástroj, který tuto neefektivitu dokáže kvantifikovat a navrhnout konkrétní řešení,“ doplňuje Jana Vlková.
Čtyři provázané součásti tvořící ucelený systém
Samotná platforma se skládá ze čtyř vzájemně propojených modulů, které pokrývají veškeré potřeby správy a optimalizace portfolia:
- Modul Measure pomáhá organizacím objektivně vyhodnocovat výkonnost pracovního prostředí na základě vlastních provozních dat, jako jsou náklady, počty zaměstnanců, obsazenost stolů a zasedaček, environmentální ukazatele včetně spotřeby vody a energie či produkce odpadu, a data o zaměstnanecké zkušenosti.
- Modul Guide se specializuje na tvorbu, správu a průběžnou aktualizaci firemních standardů, což zajišťuje konzistenci směrnic napříč všemi lokalitami mezinárodního portfolia firmy.
- Modul Calculate přejímá tyto standardy jako vstupní parametry a transformuje je do konkrétních čísel – ukazuje, kolik metrů čtvercových firma skutečně potřebuje, jak uspořádat pracoviště a jaké existují alternativní varianty rozvoje.
- Modul Visualization připravuje na základě předchozího modulu detailní 2D a 3D vizualizace prostor a zpřístupňuje dokonce i virtuální prohlídky navrženého prostředí.
Výrazné snížení nákladů a zrychlení procesů
Experti ze společnosti Colliers odhadují, že celkové náklady na procesy optimalizace pracoviště mohou být s tímto nástrojem až pětinásobně nižší v porovnání s tradičními postupy. Jana Vlková k tomu uvádí konkrétní čísla: „V modulech Guide a Calculate probíhá zpracování o devadesát procent rychleji a za méně než polovinu nákladů ve srovnání se standardním přístupem. Modul Measure zase za cenu, jakou by firma běžně zaplatila za jeden izolovaný průzkum spokojenosti zaměstnanců, poskytuje čtyřnásobnou hodnotu zahrnující data o vytíženosti, efektivitě prostoru, udržitelnosti i tržní srovnání.“
Platforma rovněž prokazatelně snižuje počet nutných revizí návrhů o 40 procent, urychluje schvalovací procesy v prostorovém plánování přibližně o polovinu a zkracuje potřebnou koordinaci se stakeholdery o více než čtvrtinu. Obrovským přínosem je také rychlost dodání grafických výstupů. AI-asistované 3D plány a virtuální prohlídky nových kanceláří jsou připraveny do 24 až 48 hodin za cenu odpovídající standardnímu 2D test-fitu.
Jakmile Reworks úspěšně vygeneruje optimalizovaný návrh a kompletní datové podklady, zapojují se do celého procesu zkušení konzultanti Colliers. Ti pomáhají klientům s interpretací výsledků a provázejí je celou realizací navržených změn. „Vycházíme z praktické zkušenosti, že i sebelepší analýza zůstane na papíře, pokud ji nikdo nepřeloží do jazyka konkrétní firemní kultury a obchodních priorit,“ uzavírá Jana Vlková.
